O site do CIEE-PE oferece serviços que facilitam a navegação e as ações dos estudantes que desejam entrar no mercado de trabalho, através do Estágio. Alguns deles foram criados para as Unidades Conce­dentes de Estágio (UCEs), que contam com inúmeras facilidades que po­dem ser realizadas pelo próprio representante da empresa.

Em 2010, o site do CIEE-PE  passou a contar com um serviço que é o único informatizado entre os CIEE’s. De acordo com o Gerente do Departamento de Informática do CIEE Pernam­buco (Depin), Carlos Brazil, antes todo o processo era feito manualmente, através da emissão de cartas e envio por correio e e-mail. “Implantamos o sistema de reno­va­ção/substituição, que consiste na automatização do processo de reposição de vagas e renovação de contratos”, afirma.

Segundo Carlos, 30 dias antes do término do contrato, o sistema identifica os estagiários próximos do vencimento e envia email para as UCE’s, com o link para o site do CIEE-PE, onde elas po­dem informar a renovação ou a subs­tituição do estagiário. “Após a opção da UCE, a renovação é lançada no sistema e no caso de reposição a vaga é duplicada e enviada para o Departa­mento de Trei­na­mento e Acom­pa­nha­mento (Detac) validar”, explica Carlos Brazil.

Toda mudança, mesmo trazendo melhorias, sempre gera um pouco de resistência e com o novo sistema não foi diferente. De acordo com a gerente do Departamen­to de Captação de Es­tágio (Decap), Jordania Dias, no início algumas UCE’s continuaram mandando as solicitações por e-mail. “Fizemos uma campanha de conscientização, entre dezembro de 2010 e Fevereiro de 2011, para orientar o procedimento pelo site. Hoje, percebemos que diminuiu significativamente o fluxo de e-mail com essa solicitação”, explica.

Para o Analista de Sistemas do Depin, Leo­nardo Santos, o sistema reduz o tempo de tra­ba­­lho na instituição. “As Uni­da­des Con­ce­den­tes de Es­tá­gio terão melhor ope­ra­cio­na­lização e vi­são dos contratos que podem ser renovados e dos estagiários que poderão ser substituídos”, disse.
O sistema também traz vantagens aos estudantes, já que, com a rapidez no processo de renovação/substituição, a assinatura do termo aditivo fica pronto rapidamente. “Um contrato pode ter sua renovação autorizada e esta ação dispara o processo interno, permitindo que no dia seguinte, o estagiário tenha condições de receber seu termo aditivo”, afirma Leo­nar­­do Santos.

A criação do novo serviço no site aconteceu através de uma demanda do Decap, responsável por monitorar as renovações e rescisões. Para Jor­da­nia Dias, o sistema trouxe um ganho de tempo e disponibilidade para a equipe. “Ga­nhamos em qua­lidade e agilidade do serviço oferecido e na satisfação do cliente, já que as UCEs perceberam que o CIEE acompanha todo o processo de estágio”, afirmou.

As indicações para criação do sistema no site foram sugeridas pela gerente Andréa Karla e a colaboradora Veridiana Pimentel, do Departamento de Seleção e Contratação (Desec), pela gerente Jordania dias e pelas colaboradoras, Kelly Arruda, Elianete Gomes e Edna Lúcia, do Decap e pelo gerente do Depin, Carlos Brazil.

O desenvolvimento e análise do sistema foram realizados pelo colaborador do Depin, Leonardo Santos.
Campanha – Antes da criação do serviço de renovação/substituição no site, todo o processo era manual e feito através do monitoramente da Central de Relaciona­mento.

Em 2007 foi criada a Cam­pa­nha de reposição (substituição) dos Estagiários, para acompanhar as UCEs que tinham estagiários com contratos a serem concluí­dos/res­cindidos, sem possibilidade de renovação, a fim de garantir a reposição.

As operadoras da Central de Relacionamento do (Decap) monitoravam por telefone, com 30 dias  de antecedência, todas as UCEs que estavam com estudantes prestes a concluir os estágios, no intuito de garantir a reposição das oportunidades oferecidas.